Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy descrive come Reconly ("Reconly", "noi", "ci" o "nostro") raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti che visitano il sito web o utilizzano i servizi offerti tramite la piattaforma.

La tutela della privacy degli utenti rappresenta una priorità. Ci impegniamo a trattare i dati personali nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), della normativa italiana applicabile e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione dei dati e sicurezza.

L'utilizzo del Servizio implica il trattamento dei dati personali esclusivamente per le finalità descritte nella presente Informativa.

2. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è:

Montagnana Stay di Solga Marian

Email: hello@reconly.it

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa o al trattamento dei dati personali è possibile contattarci all'indirizzo sopra indicato.

3. Ambito di applicazione

La presente Informativa si applica a:

• il sito web Reconly;
• l'applicazione web Reconly;
• gli account utente;
• i documenti caricati sulla piattaforma;
• le comunicazioni con il nostro servizio di assistenza;
• ogni altro servizio offerto tramite Reconly.

La presente Informativa non si applica ai siti web o ai servizi di terze parti eventualmente collegati tramite link presenti sul nostro sito.

4. Quali dati raccogliamo

A seconda dell'utilizzo del Servizio, possiamo raccogliere diverse categorie di dati personali.

4.1 Dati dell'account

Quando viene creato un account possiamo raccogliere:

• nome;
• cognome;
• indirizzo email;
• password (memorizzata esclusivamente in forma crittografata dal provider di autenticazione);
• preferenze della lingua;
• data di registrazione;
• informazioni relative all'accesso.

4.2 Dati caricati dall'utente

Gli utenti possono scegliere di caricare documenti necessari all'utilizzo del Servizio.

Tali documenti possono includere, a titolo esemplificativo:

• esportazioni CSV;
• fatture;
• autofatture;
• note di credito;
• documenti relativi alle commissioni;
• report dei pagamenti;
• documenti fiscali;
• altri documenti amministrativi.

Il contenuto dei documenti può includere dati personali riferiti all'utente o a terzi, nella misura in cui tali informazioni siano presenti nei documenti originali.

Reconly tratta tali dati esclusivamente allo scopo di fornire le funzionalità richieste dall'utente.

4.3 Informazioni tecniche

Durante l'utilizzo del Servizio possono essere raccolte informazioni tecniche quali:

• indirizzo IP;
• tipo di browser;
• sistema operativo;
• lingua del browser;
• data e ora di accesso;
• log tecnici;
• identificativi del dispositivo;
• informazioni necessarie per garantire la sicurezza della piattaforma.

Questi dati vengono utilizzati principalmente per motivi di sicurezza, manutenzione e funzionamento del Servizio.

4.4 Comunicazioni con il supporto

Quando un utente ci contatta tramite email o altri canali di assistenza possiamo trattare:

• nome;
• indirizzo email;
• contenuto della richiesta;
• eventuali allegati inviati;
• cronologia delle comunicazioni.

5. Come raccogliamo i dati

I dati personali vengono raccolti:

• direttamente dall'utente;
• durante la registrazione;
• durante l'utilizzo della piattaforma;
• attraverso i documenti caricati;
• tramite comunicazioni inviate al nostro supporto;
• tramite il normale funzionamento tecnico del sito.

Non acquistiamo dati personali da terze parti.

6. Finalità del trattamento

I dati personali vengono trattati esclusivamente per finalità legittime connesse all'erogazione del Servizio.

In particolare utilizziamo i dati per:

• creare e gestire gli account utente;
• autenticare gli utenti;
• consentire l'accesso alla piattaforma;
• elaborare i documenti caricati;
• generare riconciliazioni;
• preparare report riepilogativi;
• migliorare la stabilità del Servizio;
• prevenire frodi e accessi non autorizzati;
• rispondere alle richieste di assistenza;
• adempiere agli obblighi di legge;
• tutelare i nostri diritti in caso di controversie.

Non utilizziamo i dati personali per finalità incompatibili con quelle sopra indicate.

7. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene sulla base di una o più delle seguenti condizioni previste dal GDPR.

Esecuzione del contratto

La maggior parte dei trattamenti è necessaria per fornire il Servizio richiesto dall'utente.

Adempimento di obblighi legali

Alcuni dati possono essere trattati per adempiere ad obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Legittimo interesse

Possiamo trattare determinati dati quando ciò è necessario per:

• garantire la sicurezza della piattaforma;
• prevenire utilizzi fraudolenti;
• migliorare l'affidabilità del Servizio;
• gestire eventuali controversie.

Consenso

Quando richiesto dalla normativa, chiederemo preventivamente il consenso dell'utente.

L'utente potrà revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

8. Conservazione dei documenti caricati

I documenti caricati dagli utenti vengono conservati sui sistemi utilizzati da Reconly per consentire:

• successive elaborazioni;
• consultazione da parte dell'utente;
• rigenerazione dei report;
• continuità del Servizio.

I documenti non vengono eliminati automaticamente dopo l'elaborazione.

Gli utenti possono eliminare i propri dati secondo le funzionalità rese disponibili dalla piattaforma o richiederne la cancellazione nei casi previsti dalla legge.

9. Integrazione con Gmail (funzionalità futura)

Reconly potrà offrire in futuro la possibilità di collegare volontariamente un account Gmail.

L'integrazione sarà completamente facoltativa.

Nessun accesso ai messaggi di posta elettronica avverrà senza il consenso esplicito dell'utente e senza una specifica autorizzazione concessa tramite il processo di autenticazione previsto da Google.

Qualora tale funzionalità venga attivata, Reconly accederà esclusivamente ai dati strettamente necessari per fornire il servizio richiesto dall'utente.

Le informazioni ottenute tramite tale integrazione non saranno utilizzate per finalità pubblicitarie, profilazione commerciale o addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

Ulteriori dettagli saranno forniti prima dell'attivazione della funzionalità.

10. Funzionalità basate sull'intelligenza artificiale (funzionalità futura)

Alla data di pubblicazione della presente Informativa, Reconly non utilizza servizi di intelligenza artificiale per elaborare i documenti caricati dagli utenti.

Qualora in futuro vengano introdotte funzionalità basate sull'intelligenza artificiale:

• saranno chiaramente identificate;
• verranno trattati esclusivamente i dati necessari;
• i documenti degli utenti non saranno utilizzati per addestrare modelli di IA senza un'esplicita base giuridica e senza adeguata informativa.

L'eventuale introduzione di tali funzionalità comporterà l'aggiornamento della presente Informativa.

11. Condivisione dei dati personali

Reconly non vende, non affitta e non commercializza i dati personali degli utenti.

I dati personali potranno essere condivisi esclusivamente nei seguenti casi:

• con fornitori di servizi tecnologici necessari al funzionamento della piattaforma;
• con fornitori di servizi di hosting e infrastruttura cloud;
• con fornitori di servizi di autenticazione;
• con professionisti o consulenti qualora necessario per adempiere ad obblighi legali o tutelare i nostri diritti;
• con autorità pubbliche quando richiesto dalla legge o da un provvedimento legalmente vincolante.

Tutti i fornitori che trattano dati personali per nostro conto sono selezionati con attenzione e, ove richiesto dalla normativa applicabile, operano in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.

12. Fornitori di servizi

Per l'erogazione del Servizio, Reconly può avvalersi di fornitori esterni che trattano dati personali esclusivamente nella misura necessaria a fornire i servizi richiesti.

A titolo esemplificativo, tali fornitori possono includere servizi relativi a:

• hosting dell'applicazione;
• archiviazione dei dati;
• autenticazione degli utenti;
• invio di email di sistema;
• monitoraggio della sicurezza;
• gestione dell'infrastruttura tecnica.

Ogni fornitore è tenuto ad adottare adeguate misure di sicurezza e a trattare i dati esclusivamente secondo le nostre istruzioni e nel rispetto della normativa applicabile.

13. Pagamenti (funzionalità futura)

Alla data di pubblicazione della presente Informativa, Reconly è utilizzabile gratuitamente e non raccoglie dati relativi ai pagamenti.

Qualora in futuro vengano introdotti abbonamenti o servizi a pagamento, i pagamenti potranno essere elaborati tramite fornitori specializzati, quali Stripe o servizi equivalenti.

Reconly non memorizzerà i dati completi delle carte di pagamento.

Le informazioni relative ai pagamenti saranno trattate direttamente dal fornitore del servizio di pagamento secondo la propria informativa sulla privacy.

Prima dell'introduzione di servizi a pagamento, la presente Informativa sarà aggiornata di conseguenza.

14. Trasferimenti internazionali dei dati

Alcuni dei fornitori utilizzati da Reconly potrebbero trattare dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).

In tali casi, eventuali trasferimenti avverranno esclusivamente nel rispetto del GDPR e mediante adeguate garanzie, che possono includere:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses);
• altre misure di protezione previste dalla normativa vigente.

15. Periodo di conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti o per il periodo richiesto dalla normativa applicabile.

In particolare:

• i dati dell'account sono conservati fino alla chiusura dell'account o per il tempo necessario a gestire eventuali obblighi di legge;
• i documenti caricati vengono conservati fino alla loro eliminazione da parte dell'utente o fino alla cancellazione dell'account, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge;
• i log tecnici vengono conservati per il periodo necessario a garantire la sicurezza, la stabilità e il corretto funzionamento del Servizio;
• le comunicazioni con il servizio di assistenza possono essere conservate per il tempo necessario a gestire la richiesta e tutelare eventuali diritti.

Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo diversa previsione di legge.

16. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali contro:

• accessi non autorizzati;
• perdita accidentale;
• alterazione;
• divulgazione non autorizzata;
• distruzione dei dati.

Tali misure possono includere, a titolo esemplificativo:

• autenticazione degli utenti;
• connessioni cifrate (HTTPS/TLS);
• controlli degli accessi;
• sistemi di backup;
• monitoraggio della sicurezza;
• aggiornamenti periodici dell'infrastruttura.

Sebbene adottiamo misure adeguate per proteggere i dati personali, nessun sistema informatico può garantire una sicurezza assoluta.

17. Cookie e tecnologie simili

Reconly utilizza cookie e tecnologie analoghe esclusivamente nella misura necessaria al corretto funzionamento del sito e dell'applicazione.

Alla data della presente Informativa, Reconly non utilizza servizi di analisi del traffico né strumenti di profilazione a fini pubblicitari.

Qualora in futuro vengano introdotti servizi di analisi, misurazione delle prestazioni o marketing, gli utenti saranno informati mediante un aggiornamento della presente Informativa e, ove richiesto dalla normativa, tramite un apposito sistema di gestione del consenso.

Per maggiori informazioni è possibile consultare la Cookie Policy, qualora disponibile.

18. Diritti degli interessati

Ai sensi del GDPR, gli utenti possono esercitare, nei limiti previsti dalla legge, i seguenti diritti:

• ottenere conferma dell'esistenza dei propri dati personali;
• accedere ai dati trattati;
• richiedere la rettifica dei dati inesatti;
• richiedere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio");
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge;
• richiedere la portabilità dei dati;
• revocare un consenso precedentemente prestato;
• proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

L'esercizio dei diritti può essere richiesto contattandoci all'indirizzo:

hello@reconly.it

Ci impegniamo a rispondere entro i termini previsti dalla normativa applicabile.

19. Privacy dei minori

Reconly non è destinato a minori di 18 anni.

Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori.

Qualora venissimo a conoscenza della raccolta accidentale di dati personali appartenenti a un minore, adotteremo le misure ragionevoli per eliminarli nel più breve tempo possibile.

20. Modifiche alla presente Informativa

Potremo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla Privacy per riflettere:

• modifiche normative;
• evoluzioni del Servizio;
• nuove funzionalità;
• cambiamenti tecnologici;
• modifiche organizzative.

La versione più aggiornata sarà sempre pubblicata sul sito Reconly.

In caso di modifiche sostanziali, adotteremo, ove richiesto dalla legge, misure ragionevoli per informare gli utenti.

La data di "Ultimo aggiornamento" riportata all'inizio del documento indica la versione attualmente in vigore.

21. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla Privacy o al trattamento dei dati personali è possibile contattarci ai seguenti recapiti.

Montagnana Stay di Solga Marian

Email: hello@reconly.it

22. Autorità di controllo

Qualora un utente ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa applicabile, ha il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente nel proprio Paese di residenza oppure all'autorità competente in Italia.

L'esercizio di tale diritto non pregiudica la possibilità di adire le competenti autorità giudiziarie.

23. Disposizioni finali

La presente Informativa costituisce la descrizione completa delle modalità con cui Reconly tratta i dati personali degli utenti.

Qualora una qualsiasi disposizione della presente Informativa venga ritenuta invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni continueranno a produrre pieno effetto.

L'utilizzo continuato del Servizio successivamente alla pubblicazione di eventuali aggiornamenti della presente Informativa implica la presa visione della versione aggiornata, fermo restando quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di consenso e diritti degli interessati.